Ściągamy kilku pracowników do Warszawy i nagle to HR ma im znaleźć mieszkania. Jak to poukładać?

Krótka odpowiedź: to nie jest projekt, tylko cztery decyzje: kto stawia brief, kto trzyma kontakt z rynkiem, kto podpisuje umowę i kto płaci. Najwięcej czasu zabiera nie szukanie mieszkania, tylko odpowiedź, czy najemcą jest firma, czy pracownik.

Gdy to jest ustalone na starcie, reszta układa się w znajomy proces.

To nie jest historia konkretnego klienta. Marka jest nowa i nie publikujemy nazwisk ani cytatów. To typowy rozbiór sytuacji: jak zwykle wygląda i co da się z nią zrobić.

Jak zwykle wygląda ta sytuacja

Rekrutacja jest zamknięta, data startu ustalona, a temat mieszkania pojawia się dwa tygodnie przed przyjazdem, zwykle mailem „czy możemy coś podrzucić?”. W wielu firmach nie ma tu procesu: relokacja zdarza się kilka razy w roku i za każdym razem prowadzi ją kto inny.

Dochodzi do tego opór kandydatów. Według 15. edycji raportu Antal „Aktywność specjalistów i menedżerów na rynku pracy” (badanie CAWI od 4 września do 3 listopada 2025 r., próba 1626 osób) odsetek deklarujących całkowitą niechęć do przeprowadzki wzrósł z 34% do 37%, a wśród otwartych na relokację Warszawa i Trójmiasto uzyskały po 43% wskazań. Mieszkanie bywa więc częścią rozmowy o ofercie, a nie formalnością po niej.

Kto jest stroną, a kto mieszka

Stroną umowy najmu lokalu mieszkalnego po stronie najemcy może być również firma: Kodeks cywilny nie zastrzega najmu mieszkania wyłącznie dla osób fizycznych (art. 659 i n. k.c.). Jeżeli jednak lokal ma zajmować pracownik, a umowę podpisuje pracodawca, konieczna jest zgoda wynajmującego na oddanie lokalu do używania osobie trzeciej: „Bez zgody wynajmującego najemca nie może oddać lokalu lub jego części do bezpłatnego używania ani go podnająć” (art. 688(2) k.c.). W praktyce zapisujemy tę zgodę wprost w umowie, razem z nazwiskiem osoby zamieszkującej i trybem jej zmiany.

Padnie przy tym pytanie „dlaczego na firmę?”. Ustawa o ochronie praw lokatorów za lokatora uznaje najemcę lokalu albo osobę używającą lokal na podstawie innego tytułu prawnego niż prawo własności (art. 2 ust. 1 pkt 1 u.o.p.l.). W doktrynie nie ma zgody, czy lokatorem może być osoba prawna; prezentowany jest pogląd, że ochrona przysługuje faktycznie zamieszkującemu pracownikowi, a nie spółce; kwestia nie została przesądzona. Liczy się też art. 16 u.o.p.l.: co do zasady wyroków nakazujących opróżnienie lokalu nie wykonuje się od 1 listopada do 31 marca roku następnego włącznie, gdy osobie eksmitowanej nie wskazano lokalu do przekwaterowania; ustawa przewiduje wyjątki.

Podatki ustawia się przed budżetem

To informacja ogólna, a nie porada podatkowa; kwalifikację konkretnego przypadku potwierdza Wasza księgowość albo doradca podatkowy.

• PIT. Wolna od podatku jest wartość świadczeń pracodawcy z tytułu zakwaterowania pracowników do 500 zł miesięcznie (art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT), przy kumulatywnych warunkach z art. 21 ust. 14 (miejsce zamieszkania poza miejscowością zakładu pracy, brak podwyższonych kosztów uzyskania przychodów z art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4). Limit liczy się miesięcznie i odrębnie na pracownika, obejmuje czynsz i media, a przy kilku osobach w lokalu opłatę dzieli się między nie. Nadwyżka jest przychodem ze stosunku pracy. Zwolnienie obejmuje wyłącznie pracowników; u zleceniobiorcy zakwaterowanie jest w całości przychodem z działalności wykonywanej osobiście.
• Składki. W katalogu wyłączeń z podstawy wymiaru składek nie przewidziano odpowiednika tego zwolnienia, więc zakwaterowanie co do zasady wchodzi do podstawy, inaczej niż w PIT; wyjątkiem bywa § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego.
• VAT po drugiej stronie umowy. Zgodnie z interpretacją ogólną Ministra Finansów nr PT1.8101.1.2021 z 8 października 2021 r. decyduje cel nabywcy usługi: najem mieszkania przedsiębiorcy, także po to, by zakwaterować pracowników, nie korzysta ze zwolnienia; zwolnienie może wejść w grę dopiero przy udostępnieniu lokalu pracownikowi przez pracodawcę. Umowa z firmą bywa więc droższa, choć nie zawsze: od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego to 240 000 zł sprzedaży z poprzedniego roku (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT).

Co konkretnie robimy, krok po kroku

1. Zbieramy brief: jeden formularz na pracownika: budżet z podziałem na czynsz i opłaty, dzielnica albo czas dojazdu, data wprowadzenia, liczba osób, zwierzę, meldunek. Stawia go HR z managerem zespołu.
2. Ustalamy formę umowy: czy najemcą jest firma, czy pracownik, kto podpisuje i z jakiego pełnomocnictwa. Gdy druga strona prowadzi działalność w zakresie wynajmowania lokali, w grę wchodzi najem instytucjonalny (art. 19f ust. 1 u.o.p.l.), zawierany na czas oznaczony (art. 19f ust. 2 u.o.p.l.).
3. Przeczesujemy rynek pod ten brief: dzwonimy przed Wami i pytamy wprost o zgodę na najemcę-firmę, fakturę i meldunek. To odsiewa część ofert, zanim zajmą czas kandydata.
4. Raportujemy w jednym miejscu: tabela na projekt: pracownik, status, obejrzane mieszkania, powody odrzuceń, terminy. Bez niej proces rozpada się na wątki mailowe.
5. Prowadzimy oględziny i uzgodnienia: z pracownikiem albo zamiast niego, gdy jest za granicą: wideo z komentarzem, potem zapisy umowy, w tym zgoda z art. 688(2) k.c.
6. Zamykamy formalności: protokół ze stanami liczników, klucze, meldunek. Cudzoziemiec spoza UE, EFTA i Szwajcarii melduje się na pobyt czasowy najpóźniej czwartego dnia od przybycia, obywatel UE, EFTA lub Szwajcarii w 30. dniu (art. 41 ustawy o ewidencji ludności); cudzoziemcy są z tego obowiązku zwolnieni, jeżeli ich pobyt w Polsce nie przekracza 30 dni (art. 42 ust. 2 tej ustawy).

Meldunek uzgadniamy przed podpisem, bo wymaga potwierdzenia pobytu na formularzu przez podmiot z tytułem prawnym do lokalu (art. 28 ust. 2 i 3 ustawy o ewidencji ludności); przy wątpliwościach rozstrzyga organ gminy decyzją (art. 31).

Czego potrzebujemy od Was

• Briefu per pracownik i budżetu z informacją, kto płaci i co refakturujecie.
• Jednej osoby decyzyjnej z zastępstwem na urlop oraz pełnomocnictwa dla osoby podpisującej.
• Informacji, czy to pracownik, czy zleceniobiorca: od tego zależy rozliczenie.
• Realnej daty startu i decyzji, czy mieszkanie ma umożliwiać meldunek.

Czym się to zwykle kończy

Zakończenia są trzy. Pierwsze: umowę podpisuje firma i udostępnia lokal pracownikowi, ze zgodą wpisaną do umowy. Drugie: podpisuje pracownik, a firma dopłaca do czynszu: mniej papieru, ale rozliczenie i tak wraca do listy płac. Trzecie: druga strona nie chce firmy ani meldunku i szukamy dalej.

Nie obiecujemy terminu, liczby ofert ani tego, że konkretne mieszkanie da się wynająć na firmę z meldunkiem. Obiecujemy jeden brief, jeden raport i jedną osobę po naszej stronie, tę samą od pierwszej rozmowy do podpisu.

Ile to kosztuje

70% miesięcznego czynszu, jednorazowo po podpisaniu umowy najmu, za każdą podpisaną umowę. Podbór korporacyjny i relokacja pracownika mieszczą się w tej samej stawce: to jedna usługa, a pozycje z listy usług są jej częściami, a nie dopłatami. Poza stawką zostają kaucja, czynsz i opłaty licznikowe (idą do wynajmującego), taksa notarialna przy najmie okazjonalnym oraz honorarium prawnika. Warunki: cennik.

Stan prawny: wrzesień 2026 r. Przepisy bywają zmieniane, więc przed decyzją budżetową warto potwierdzić aktualne brzmienie z księgowością lub doradcą podatkowym.

Ten materiał ma ogólny charakter informacyjny, nie jest poradą prawną i nie uwzględnia okoliczności konkretnej sprawy.