Pracownik przyjeżdża dopiero za miesiąc i nie ma go w Polsce. Kto obejrzy mieszkanie i kto podpisze umowę?

Oględziny robimy my i nagrywamy z nich wideo z komentarzem: to część zlecenia, nie usługa dodatkowa. Z podpisem jest inaczej i zależy od formy umowy. Zwykłą umowę najmu da się podpisać zdalnie albo przez pełnomocnika, natomiast najmu okazjonalnego zdalnie nie załatwicie, bo oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji wymaga formy aktu notarialnego.

Dlatego formę umowy trzeba ustalić z wynajmującym na początku rozmowy, a nie w dniu podpisu. Inaczej termin przyjazdu pracownika rozjeżdża się z terminem wydania kluczy.

W skrócie

• Oględziny robimy my, z nagraniem wideo i komentarzem. To część zlecenia w tej samej stawce.
• Zwykłą umowę da się podpisać zdalnie lub przez pełnomocnika. Najem okazjonalny wymaga aktu notarialnego, więc obecności najemcy.
• Formę umowy, stronę umowy i odbiór kluczy ustalamy w pierwszej rozmowie, przed oględzinami.

To nie jest historia konkretnego klienta: marka jest nowa i nie mamy jeszcze za sobą zamkniętych najmów. To typowy rozbiór sytuacji: jak zwykle wygląda i co da się z nią zrobić.

Jak zwykle wygląda taka sytuacja

Firma ma datę startu pracownika i budżet, pracownik ma bilet i zdjęcia z ogłoszeń, a między jednym a drugim jest miesiąc, w którym nikt nie może wejść do mieszkania. Z tego biorą się dwie typowe pomyłki.

Pomyłka pierwsza: mieszkanie wybrane ze zdjęć

Mieszkanie wybrane ze zdjęć i zarezerwowane zaliczką na odległość. Zdjęcia nie pokazują wilgoci, hałasu z ulicy, tego, że okna wychodzą na szyb wentylacyjny, ani tego, ile realnie trwa dojazd do Waszego biura o ósmej rano. Zaliczka wpłacona przed oględzinami jest też typową sytuacją, w której traci się pieniądze u osoby, która wcale nie ma tytułu do mieszkania.

Pomyłka druga: podpis jako formalność

Założenie, że podpis to formalność na dziesięć minut. Jeśli wynajmujący wymaga najmu okazjonalnego, w grę wchodzi wizyta u notariusza i wskazanie lokalu, do którego najemca wyprowadzi się po zakończeniu najmu. Tego nie da się zrobić z innego kraju w dzień przed wprowadzeniem.

Co mówi prawo o podpisie na odległość

Umowa najmu nieruchomości na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie; jeśli formy nie zachowano, umowę poczytuje się za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 Kodeksu cywilnego). Pełnomocnictwo do zawarcia takiej umowy udziela się co do zasady w tej samej formie, jakiej wymaga sama czynność (art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego). Przy umowie pisemnej wystarczy więc pełnomocnictwo na piśmie.

Najem okazjonalny to osobna konstrukcja z ustawy o ochronie praw lokatorów (art. 19a): najemca składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego i wskazuje lokal, do którego może się wyprowadzić. Kaucja przy tym trybie nie może przekroczyć sześciokrotności czynszu (art. 19a ust. 4), przy zwykłej umowie dwunastokrotności (art. 6 ust. 1 tej samej ustawy). Stan prawny na 2026 r.

To nie jest opinia prawna; jeśli sprawa wymaga prawnika albo notariusza, mówimy to wprost i nie zastępujemy żadnego z nich.

Wniosek praktyczny jest prosty: pytanie „zwykła umowa czy okazjonalna” zadajemy ogłaszającemu w pierwszej rozmowie, obok pytania o rozliczenie. Od odpowiedzi zależy, czy pracownik może wprowadzić się w dniu przyjazdu, czy potrzebuje na to osobnego terminu.

Co konkretnie robimy, krok po kroku

1. Zbieramy brief od jednej osoby po Waszej stronie i osobno od pracownika, jeśli ma własne wymagania. Dzielnice albo adres biura i akceptowalny dojazd, budżet razem z opłatami, umeblowanie, data wprowadzenia, liczba osób, zwierzęta.
2. Ustalamy konstrukcję: kto ma być najemcą, jaki dokument za czynsz jest wymagany i czy pracownik będzie mógł stawić się u notariusza, gdyby wynajmujący wymagał najmu okazjonalnego.
3. Przeszukujemy rynek pod brief. Własnej bazy mieszkań nie mamy, przeglądamy rynek pod konkretne kryteria.
4. W pierwszej rozmowie pytamy o trzy rzeczy naraz: kto ma być najemcą, jaka forma umowy i czy wynajmujący zgadza się na oględziny bez najemcy, z nagraniem wideo. Trzecie pytanie odsiewa sporo ofert i dobrze, że robi to na tym etapie.
5. Jedziemy na oględziny i nagrywamy wideo z komentarzem: nie ładny film, tylko obejście mieszkania: liczniki, okna, łazienka, stan ścian, hałas, widok, klatka schodowa i dojście do budynku. Do tego dojazd sprawdzony o realnej porze, a nie w południe.
6. Sprawdzamy drugą stronę przed jakąkolwiek wpłatą. To krok, którego przy najmie zdalnym nie da się pominąć: czy osoba oferująca mieszkanie ma do niego tytuł i czy to, co mówi, zgadza się z dokumentami i rejestrami, do których da się legalnie dotrzeć. Zakres mówimy wprost: bez numeru księgi wieczystej od ogłaszającego części rzeczy sprawdzić się nie da.
7. Negocjujemy i układamy harmonogram podpisu pod datę przyjazdu: pełnomocnictwo pisemne, podpis pracownika po wylądowaniu, albo termin u notariusza umówiony z wyprzedzeniem, jeśli wchodzi najem okazjonalny.
8. Przy wydaniu kluczy spisujemy protokół zdawczo-odbiorczy ze zdjęciami: stany liczników, wyposażenie, każda usterka. Przy najmie ustawionym zdalnie to jedyny dokument, który później rozstrzyga spór o kaucję.

Czego potrzebujemy od Was

• Data przyjazdu pracownika i data, od której mieszkanie ma być dostępne, i informacja, czy któraś z nich jest sztywna.
• Odpowiedź, czy pracownik może stawić się u notariusza i kiedy najwcześniej.
• Dokumenty pracownika, którymi dysponuje na dzień zlecenia: paszport lub dowód, umowa o pracę albo oferta zatrudnienia, numer PESEL, jeśli już jest. Brak PESEL nie blokuje najmu, ale zawęża pulę wynajmujących i warto wiedzieć o tym przed poszukiwaniami, a nie przy podpisie.
• Dane firmy do umowy i do naszej faktury: nazwa, adres, NIP, sposób reprezentacji.
• Zgoda na to, żebyśmy oglądali bez pracownika, i ustalenie, kto po Waszej stronie ogląda nagrania i decyduje.
• Kanał na szybkie decyzje. Mieszkanie obejrzane w poniedziałek rzadko czeka do piątku na opinię trzech osób.

Czym się to zwykle kończy

Mieszkaniem wybranym na podstawie nagrania i naszego opisu zamiast zdjęć z ogłoszenia, umową podpisaną w formie ustalonej z góry (przez pełnomocnika, zdalnie albo w dniu przyjazdu) oraz protokołem ze zdjęciami przy odbiorze kluczy. I bez zaliczki wpłaconej komuś, kogo tytułu do mieszkania nikt nie sprawdził.

Nie podajemy, ile to trwa.* Przy najmie ustawianym zdalnie dochodzi krok, którego przy zwykłym poszukiwaniu nie ma (nagranie, opinia po Waszej stronie, dopiero potem decyzja), więc zwykle dłużej. Liczba tygodni zależy od budżetu, dzielnicy i tego, jak szybko wracają do nas decyzje.

Stawka za poszukiwanie mieszkania na zlecenie to 70% miesięcznego czynszu, płatne raz, po podpisaniu umowy najmu. Zakres zlecenia firmowego ustalamy w rozmowie przed startem, ale mieści się ono w tej samej stawce, osobno za nie nie doliczamy.

Osiem kroków zlecenia opisujemy w jak to działa. Co realnie zmienia brak numeru PESEL po stronie najemcy, rozkładamy w tekście o wynajmie mieszkania dla obcokrajowca bez PESEL, a sam przebieg takiego poszukiwania: w procesie krok po kroku.

* Nie obiecujemy terminu i nie podajemy „średniego czasu”, bo nie mamy podstaw, żeby taką liczbę podać uczciwie.

---

Opisz sytuację na stronie kontakt albo zadzwoń pod +48 692 649 839 / napisz na renthunters.pl@gmail.com.

Rent Hunters: poszukiwanie mieszkań na wynajem na zlecenie najemcy, Warszawa. Usługodawca: Vladyslav Moroz, NIP 5214128421, Warszawa. Kontakt: +48 692 649 839 / renthunters.pl@gmail.com.

Stan prawny: wrzesień 2026 r.

Ten materiał ma ogólny charakter informacyjny, nie jest poradą prawną i nie uwzględnia okoliczności konkretnej sprawy.